Hướng Dẫn Điền Tờ Khai Xin Visa Nhật Bản Chi Tiết Nhất 2025

Tờ khai xin visa Nhật Bản là gì?

Tờ khai xin visa Nhật Bản là một biểu mẫu chính thức do Đại sứ quán Nhật Bản cung cấp. Đây là tài liệu đầu tiên và quan trọng nhất mà bạn cần điền đầy đủ và chính xác để xin cấp visa nhập cảnh vào Nhật Bản. Tờ khai này đóng vai trò như một bản khai báo chi tiết về thông tin cá nhân, lịch trình chuyến đi, mục đích đến Nhật Bản… của người xin visa.

Tại sao điền tờ khai xin visa Nhật Bản lại quan trọng?

Tờ khai xin visa là một trong những giấy tờ quan trọng nhất trong hồ sơ xin visa. Nó cung cấp cho cơ quan lãnh sự những thông tin cơ bản về bạn, mục đích chuyến đi và kế hoạch lưu trú tại Nhật Bản. Một tờ khai được điền đầy đủ, chính xác và rõ ràng sẽ tăng khả năng xin visa thành công của bạn.

Hướng dẫn điền tờ khai xin visa Nhật Bản chi tiết

Hiện nay, có hai loại đơn xin visa đi Nhật Bản: một loại in trên giấy và một loại có mã QR code. Nếu bạn chưa quen, bạn có thể tập điền thông tin vào mẫu đơn in trên giấy trước để làm quen với các mục cần điền. Sau khi đã quen, bạn hãy chuyển sang điền thông tin vào mẫu đơn có mã QR code để nộp hồ sơ xin visa chính thức.

Hướng dẫn điền trang đầu tiên của tờ khai

(Đây là form điền trên giấy, form có mã code sẽ có một mã code ở góc trên cùng bên trái của tờ khai)

Mục 0: Ảnh

Cỡ 4.5 x 4.5. Ảnh chụp trong vòng 6 tháng gần đây nhất, rõ mặt. Dán ảnh bằng hồ dán và không dập ghim

Mục 1: Họ và tên

• Surname: Họ
• Given and middle names: Tên và tên đệm
• Other name: Tên khác (nếu có)

Mục 2: Date of birth và Place of birth: Ngày tháng năm sinh và nơi sinh

• Ngày tháng năm sinh ghi theo thứ tự: ngày/tháng/năm. Trường hợp ngày/tháng có 1 chữ số thì ghi thêm số 0 đằng trước.
• Nơi sinh thì bạn ghi theo thứ tự: Thành phố/thị xã - Quận/huyện - Quốc gia

Mục 3: Sex và Marital status: Giới tính và tình trạng hôn nhân

• Sex: Male là nam, Female là nữ
• Marital status: Single: Độc thân, Married: Đã kết hôn; Widowed: Vợ/chồng đã mất; Divorced: Đã ly hôn

Mục 4: Nationality or citizenship: Quốc tịch.

Former and/or other nationalities or citizenships: Quốc tịch cũ (nếu có).

Mục 5: ID No. issued to you by your government: Số CMND/ CCCD.

Mục 6:  Passport type: Loại hộ chiếu.

• Diplomatic: Hộ chiếu ngoại giao;
• Official: Hộ chiếu công vụ;
• Ordinary: Hộ chiếu phổ thông;
• Other: Khác

Công dân Việt Nam thường được cấp hộ chiếu phổ thông nên chọn Ordinary

Mục 7: Place of issue: Nơi cấp hộ chiếu (Điền tỉnh thành nơi bạn đăng ký làm hộ chiếu)

Mục 8: Issuing authority: Cơ quan cấp, ngày hết hiệu lực hộ chiếu.

• Date of issue: Ngày/ Tháng/ Năm cấp hộ chiếu.
• Date of expiry: Ngày/ Tháng/ Năm hộ chiếu hết hạn.

Mục 9: Purpose of visit to Japan: Mục đích nhập cảnh.

Mục 10: Intended length of stay in Japan: Thời gian lưu trú ở Nhật (Ghi rõ ràng thời gian đi bao nhiêu ngày)

Mục 11: Date of arrival in Japan: Ngày đến Nhật Bản.

Mục 12: Port of entry into Japan: Cảng nhập cảnh tại Nhật Bản.

Name of ship or airline: Tên chuyến tàu/ chuyến bay (có in trên vé máy bay).

Mục 13: Names and addresses of hotels or persons with whom applicant intends to stay: Nơi lưu trú tại Nhật (khách sạn/ nhà ở), địa chỉ và số điện thoại của chủ nhà mà bạn dự định ở lại tại Nhật.

Mục 14:  Dates and duration of previous stays in Japan: Thời gian đã từng lưu trú tại Nhật. (Ghi rõ ràng thời gian bạn từng lưu trú tại Nhật (nếu có), nếu chưa từng đến Nhật Bản thì ghi NO)

Mục 15: Your current residential address: Thông tin địa chỉ hiện tại, số điện thoại cố định, số di động của người xin cấp visa. (điền tất cả các mục và số điện thoại có mã vùng)

Mục 16: Current profession or occupation and position: Nghề nghiệp hiện tại của người xin visa.

Mục 17: Name and address of employer: Tên và địa chỉ nơi người xin visa đang làm việc. (Bạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại của công ty/ cơ quan/ doanh nghiệp mà bạn đang làm việc)

Hướng dẫn điền trang thứ 2 của tờ khai

Mục 18: Partner’s profession/occupation (or that of parents, if applicant is a minor): Nghề nghiệp của vợ chồng (Nếu là vị thành niên thì ghi nghề nghiệp của bố mẹ)

Mục 19: Guarantor or reference in Japan: Thông tin người bảo lãnh tại Nhật. (Điền đầy đủ, chi tiết, Họ tên, số điện thoại, địa chỉ, ngày sinh, giới tính, mối quan hệ với người xin visa, nghề nghiệp, quốc tịch và tình trạng lưu trú của người bảo lãnh.)

Mục 20: Inviter in Japan: Người mời. (Họ tên, số điện thoại, địa chỉ, ngày sinh, giới tính, mối quan hệ với người xin visa, nghề nghiệp, quốc tịch của người mời tại Nhật)

Trường hợp người mời và người bảo lãnh là một thì ghi Same as above (Như trên). Còn người mời không phải người bảo lãnh thì bạn điền thông tin người mời cụ thể như mục 19.

Mục 21: Remarks/ Special circumstances, if any: Ghi chú/Tình huống đặc biệt nếu có Điền vào nếu là trường hợp đặc biệt.

Mục 22: Have you ever: Câu hỏi về tình trạng pháp lý của người xin visa.

Tích vào ô “Yes” hoặc “No”. Nếu có câu chọn “Yes” thì phải cung cấp thông tin chi tiết vào ô trống bên dưới.

Bạn hãy tích từ trên xuống dưới vào ô trống ở 6 mục dưới đây:

• Been convicted of a crime or offence in any country? Từng có tiền án hay tiền sự ở quốc gia nào hay chưa?
• Been sentenced to imprisonment for 1 year or more in any country? Đã từng đi tù hơn 1 năm ở bất kỳ quốc gia nào hay chưa?
• Been deported or removed from Japan or any country for overstaying your visa or violating any law or regulation? Từng bị trục xuất khỏi Nhật hay bất kỳ quốc gia nào vì lưu trú quá hạn visa hay vi phạm pháp luật hay chưa?
• Engaged in prostitution, or in the intermediation or solicitation of a prostitute for other persons, or in the provision of a place for prostitution, or any other activity directly connected to prostitution? Đã từng tham gia bất cứ hoạt động/ hình thức nào liên quan đến mại dâm, môi giới mại dâm hay hoạt động liên quan trực tiếp tới mại dâm hay chưa?
• Committed trafficking in persons or incited or aided another to commit such an offence? Từng có hành vi buôn bán người hay tiếp tay cho tội phạm hay chưa? 

Mục 23: Date of application: Ngày/Tháng/Năm viết đơn.

Signature of applicant: Chữ ký của người viết đơn. (Chữ ký phải là của chính người xin cấp visa (Trừ trường hợp trẻ nhỏ hoặc vị thành niên. Ví dụ: “Signed by mother”))

Bạn có thể tải mẫu đơn xin visa Nhật tại đây

Một số lưu ý khi điền tờ khai xin visa Nhật Bản

Đọc kỹ hướng dẫn: Đọc kỹ hướng dẫn bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh (tùy theo mẫu tờ khai) để hiểu rõ từng mục cần điền và xác định rõ những mục nào là bắt buộc phải điền và không được bỏ trống.

Thông tin chính xác: Tất cả thông tin cá nhân phải trùng khớp hoàn toàn với hộ chiếu (họ tên, ngày sinh, nơi sinh, số hộ chiếu,...). Ghi rõ địa chỉ thường trú và tạm trú (nếu có).Cung cấp số điện thoại di động và số điện thoại cố định (nếu có), đảm bảo luôn liên lạc được.

Người bảo lãnh (nếu có): Nếu có người bảo lãnh tại Nhật Bản, cung cấp đầy đủ thông tin về người đó (họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mối quan hệ với bạn).

Ảnh chân dung: Ảnh phải tuân thủ đúng quy định về kích thước, nền, thời gian chụp, ảnh phải rõ nét, không bị mờ hoặc nhòe.

Ký tên: Ký tên vào đúng vị trí quy định trên tờ khai, chữ ký phải giống với chữ ký trên hộ chiếu.

Kiểm tra kỹ trước khi nộp: Kiểm tra kỹ tất cả các thông tin đã điền để đảm bảo không có sai sót.

Tờ khai xin visa Nhật Bản là một trong những yếu tố quyết định đến việc hồ sơ xin visa của bạn có được chấp thuận hay không. Vì vậy, hãy dành thời gian để điền đầy đủ, chính xác và cẩn thận các thông tin trên tờ khai nhé! Nếu bạn còn thắc mắc hay có vấn đề gì về mẫu đơn điền tờ khai visa hoặc visa Nhật, liên hệ ngay với chúng tôi, 247 Visa Viet luôn đồng hành cùng bạn!